Excel-Liste für Kurse platzt langsam, aber neues System macht mir eher Bauchweh

[Clara_B]

Hallo liebe Community!

Ich arbeite in einem kleinen Verein, wir bieten übers Jahr verschiedene Fortbildungen und Wochenendkurse an. Bisher läuft alles über Excel, Mailordner und so eine halbe Papiermappe im Büro. War nie schön, aber ging.
Jetzt hatten wir letzte Woche den Fall, dass jemand auf der Warteliste stand, dann doch eine Zusage bekommen sollte, aber parallel hatte eine Kollegin schon eine andere Person eingetragen. Am Ende waren es zu viele Leute für den Raum. Nicht dramatisch, aber peinlich.

Der Vorstand meint jetzt, wir brauchen „endlich eine richtige Lösung“. Ich soll mich darum kümmern, obwohl ich eigentlich nur 20 Stunden da bin. Hat jemand sowas schon mal umgestellt? Lohnt sich Seminar Software bei eher kleinen Strukturen überhaupt, oder macht man sich damit nur neue Arbeit?

Vielen lieben Dank vorab für eure Erfahrungswerte!
LG

[Brutalist]

Wie viele Kurse sind das denn ungefähr? 5 im Jahr oder 80? Davon hängt schon viel ab.

Und wie viele Leute fummeln in der Datei rum? Bei uns war eher das Problem, dass alle eigene Versionen hatten.

[Sunny]

Ich würde nicht unterschätzen, wie lange so eine Umstellung dauert. Nicht wegen der Technik, sondern weil plötzlich alle Sonderfälle sauber benannt werden müssen. Wer darf stornieren, wer sieht Zahlungsstatus, wer verschickt Bestätigungen usw.
Bei Excel kann man halt auch viel wegignorieren.

[Clara_B]

Hallo liebe Leute,

danke für eure Antworten! Es sind so um die 35 bis 45 Termine im Jahr, je nachdem. Manche nur Abendveranstaltungen, manche mehrtägig. Drei Leute bearbeiten das regelmäßig, plus zwei, die „nur mal schnell“ was nachschauen.
Genau diese Sonderfälle nerven mich jetzt schon. Wir haben z.B. Förderplätze, Wartelisten, manchmal Rechnungen an Firmen statt an die Teilnehmer. Alles historisch gewachsen.

LG